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La conservation des documents est souvent une obligation légale pour une entreprise. Mais en l’absence d’une stratégie efficace de gestion de données, elle peut se retrouver noyée dans la paperasse. L’externalisation de la saisie des données se présente donc comme une option avantageuse à tous points de vue.
Des prestations de qualité et des données protégées
L’externalisation de la saisie de données permet à l’entreprise de bénéficier d’une prestation de qualité. En effet, cette pratique met la société en relation avec des partenaires compétents, expérimentés, familiarisés avec la législation en vigueur et sachant interpréter comme il faut les demandes de leurs clients. Recourir à l’externalisation est aussi une solution toute trouvée pour le traitement d’un volume important de données sans avoir à se soucier de la qualité des travaux.
L’externalisation de la saisie de données offre également à l’entreprise la possibilité de disposer d’une base de données numérique centralisée et fiable. Les données comme les chèques, coupons, factures, déclarations fiscales et sociales, résultats de sondage, bons de commande et de livraisons ou fiches clients sont stockés dans un endroit sécurisé. La recherche est aussi plus aisée, et la vérification et la modification sont possibles à tout moment grâce à un système d’archivage performant.
Un gain de temps et une économie d’argent indéniable
La saisie des données est souvent une tâche laborieuse et chronophage, surtout pour les entreprises de grande taille qui ont à traiter un grand volume de données. Cela nécessite l’affectation de plusieurs employés, et la coordination n’est pas toujours facile. En confiant cette tâche à un prestataire extérieur, l’entreprise gagne du temps et peut se concentrer sur son cœur de métier. Il est à rappeler que le travail se fait plus rapidement, car le prestataire dispose de la technologie et des compétences nécessaires à l’exécution de ces taches.
L’externalisation de la saisie de données présente aussi un rapport qualité/prix avantageux. En effet, le recrutement de personnes affectées à cette tâche revient plus cher que le recours à un prestataire qui décharge l’entreprise des procédures administratives liées à l’embauche. Par ailleurs, la société garde le contrôle de son budget, et a la possibilité de négocier les prix, car la collaboration se fait souvent sur le long terme.
Cependant, se tourner vers l’agence d’externalisation de saisie de données qui propose les prix les plus bas n’est pas forcément la solution la plus judicieuse. Il convient de se renseigner sur la capacité du prestataire à répondre aux demandes. Cela passe par une petite enquête auprès de références citées, et il ne faut pas hésiter à faire jouer la concurrence.