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La certification Qualiopi est devenue incontournable pour les organismes de formation en France. Depuis le 1er janvier 2022, cette certification est obligatoire pour pouvoir accéder aux fonds publics ou mutualisés, comme ceux des OPCO ou du CPF (Compte Personnel de Formation). Ce processus, bien que rigoureux, est essentiel pour garantir la qualité des formations dispensées. Toutefois, il peut paraître complexe et fastidieux, d’où l’intérêt d’utiliser un kit d’accompagnement à la certification Qualiopi, qui permet de structurer et de simplifier chaque étape.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi a été mise en place pour harmoniser et améliorer la qualité des formations professionnelles en France. Elle est délivrée par des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac). La certification repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), composé de plusieurs critères qui visent à garantir la qualité des processus de formation.
Les critères de la certification Qualiopi
Le référentiel Qualiopi est structuré autour de 7 critères principaux, chacun détaillant des indicateurs précis. Ces critères couvrent divers aspects de la gestion et de l’organisation des organismes de formation, tels que :
- L’information des publics
- L’adaptation des prestations aux bénéficiaires
- La gestion des compétences
- L’amélioration continue
Chaque organisme de formation doit démontrer, lors de l’audit, qu’il respecte ces critères à travers des preuves documentaires. C’est là que l’utilisation d’un kit d’accompagnement à la certification Qualiopi devient essentielle, car il fournit tous les modèles et les outils nécessaires pour rassembler les preuves et organiser les dossiers de manière optimale.
Première étape : la préparation de la démarche Qualiopi
La première étape pour obtenir la certification Qualiopi est de bien comprendre le processus et de se préparer correctement. Il est essentiel d’identifier les exigences du référentiel Qualiopi et d’évaluer les processus internes de l’organisme de formation pour voir s’ils sont conformes.
Faire un diagnostic interne
Avant de débuter le processus de certification, il est recommandé de réaliser un diagnostic interne. Cette étape consiste à passer en revue les pratiques actuelles de l’organisme de formation pour identifier les écarts par rapport aux critères Qualiopi. Cela vous permettra de déterminer quelles actions correctives sont nécessaires pour être conforme aux exigences du référentiel.
Le kit d’accompagnement vous aide à cette étape en vous fournissant une grille d’auto-évaluation et des exemples de bonnes pratiques qui facilitent la mise en conformité.
Constituer l’équipe projet
Pour mener à bien la démarche Qualiopi, il est important de constituer une équipe projet qui aura pour mission de superviser la préparation à l’audit. Cette équipe devra s’assurer que tous les processus sont conformes aux exigences du référentiel et que les documents nécessaires sont prêts pour l’audit.
L’un des avantages du kit Qualiopi est qu’il contient des modèles de fiches de mission pour chaque membre de l’équipe, ainsi qu’un planning prévisionnel des actions à mener pour une préparation optimale.
Deuxième étape : la constitution des preuves documentaires
Une fois l’analyse interne effectuée, la deuxième étape consiste à rassembler les preuves qui seront présentées lors de l’audit. Cela inclut des documents comme les procédures, les contrats de formation, les fiches de suivi des apprenants, et bien plus encore.
Organisation des documents
Le référentiel Qualiopi impose la présentation de nombreux documents pour prouver la conformité aux critères. L’organisation de ces documents peut s’avérer laborieuse, c’est pourquoi l’utilisation d’un kit d’accompagnement à la certification Qualiopi est cruciale. Ce kit propose des modèles de documents conformes aux attentes des auditeurs, tels que :
- Modèles de contrats et de conventions de formation
- Fiches de suivi des participants
- Procédures internes standardisées
Ces modèles sont non seulement conformes au référentiel, mais permettent également de gagner du temps en évitant de créer chaque document de zéro.
Exemples de preuves à fournir
Voici quelques exemples de preuves documentaires que vous devrez fournir lors de l’audit Qualiopi :
- Preuve de l’adaptation des formations aux besoins des apprenants : cela peut inclure des questionnaires de satisfaction, des évaluations préalables et des documents attestant de la personnalisation des parcours de formation.
- Preuve de l’amélioration continue : vous devrez montrer que vous mettez en place des processus d’évaluation pour améliorer continuellement vos prestations, par exemple à travers des réunions d’équipe ou des actions de suivi post-formation.
Le kit d’accompagnement vous fournit des outils tels que des modèles de rapports d’évaluation et des procédures d’amélioration continue, facilitant ainsi la création de ces documents.
Troisième étape : réussir l’audit initial
L’audit initial est l’étape décisive de la certification. Il est réalisé par un organisme certificateur accrédité et peut se dérouler en présentiel ou à distance. Lors de cet audit, vous devrez présenter toutes les preuves documentaires préparées lors des étapes précédentes.
Les attentes de l’auditeur
L’auditeur va évaluer la conformité de votre organisme de formation aux critères Qualiopi en se basant sur les preuves que vous présentez. Il pourra également poser des questions sur vos processus internes, sur la gestion des données personnelles (en lien avec le RGPD), et sur la manière dont vous gérez l’adaptation des parcours en fonction des besoins des apprenants.
Le kit inclut une checklist complète des questions les plus fréquemment posées lors des audits, ainsi que des conseils pour bien s’y préparer.
Corriger les non-conformités
Si l’auditeur identifie des non-conformités, celles-ci devront être corrigées dans un délai imparti avant de pouvoir obtenir la certification. Cela peut inclure des ajustements mineurs dans vos processus ou la fourniture de documents supplémentaires. Dans certains cas, l’auditeur peut demander un audit de suivi pour vérifier que les corrections ont bien été effectuées.
Le kit d’accompagnement vous aide à répondre aux non-conformités en fournissant des modèles de corrections et des procédures types pour mettre en place rapidement les modifications demandées.
Un kit d’accompagnement, un atout essentiel pour la certification Qualiopi
L’obtention de la certification Qualiopi est un processus exigeant, mais essentiel pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics et renforcer leur crédibilité. En suivant les étapes clés décrites dans cet article – de la préparation à l’audit, en passant par la constitution des preuves documentaires – et en utilisant un kit d’accompagnement structuré, vous maximiserez vos chances de réussir cette démarche sans encombre.
Un kit d’accompagnement Qualiopi n’est pas seulement un ensemble de documents : c’est un outil stratégique qui vous permet de structurer votre préparation, d’anticiper les attentes des auditeurs et de simplifier la gestion de votre certification. Grâce à des modèles conformes et à des outils pratiques, vous pouvez aborder sereinement chaque étape de l’audit, en toute conformité avec la législation française et les critères du référentiel Qualiopi.